それぞれのプレゼンを通じて、聴衆と接触する機会を形成し、会社の良いブランドの印象、あるいは悪い印象を与える機会となることを知りました。これらのプレゼンの準備について具体的にどのように私が学んでくることができたかは定かではありませんが、私がプレゼンを通じて人々に良い影響を与えたいという強い思いに駆り立てられ、人前で恥ずかしい思いをしたくないという恐れを克服してより良いプレゼンを行えるように努力していくことができて来たのではないかと思っています。
最近、ニューヨークで大きなプレゼンを行ったのですが、プレゼンがあった日の前夜、私の娘と会話をしていたら、娘が「パパはあんまり準備しすぎだわ。パパはいつもすごい仕事をやるじゃない。ただリラックスして自分に信頼してやればいいのよ」と言いました。
それからしばらく考えてから、娘に「私が良い仕事ができるのは、準備しているからこそなんだ。私はただ何となく言葉を発することで良い仕事ができるとは信じていない」と答えました。
このことをきっかけに、より良いプレゼンの仕方について考えてみたところ、プレゼンの準備には７つのレベルで準備が必要であると思いました。おそらくほとんどの方々は、最初のレベルの準備だけに注力しすぎてしまっておられるのではないでしょうか。もしより良いプレゼンテーターになられたいのであれば、多様なレベルでのプレゼンの準備をしておく必要がありますし、そのための近道というものはないと思います。
１．プレゼンの準備をする。
プレゼンの準備は最も時間を費やさなければならない部分ではありますが、一方で最も簡単な準備の部分でもあります。多くの人々は多かれ少なかれプレゼンの前にプレゼン自体の準備をされることでしょう。プレゼンの準備で必要なのは、聴衆がプレゼンによって何をつかんで欲しいのかを明確に決めることです。
多くのプレゼンにおいて、プレゼンの内容が煩雑としてただランダムに発表しているだけということが見られています。そして残念なことに、このような結果になってしまうのは、「パワーポイント」というソフトが開発された負の部分であると思っています。そのため何のストーリー性や流れがなくても、プレゼンが可能になってしまっています。何の議論も生じる余地のないような内容のプレゼンもあります。
プレゼンの内容がそのような内容であれば、聴衆はうたたねしながら、携帯をいじりながら暇そうに聴いてしまうでしょう。プレゼンテーターは全ての人とコミュニケーションを図ろうとしつつ、だれともコミュニケーションできなかったという状態に陥ってしまいます。
プレゼンはいつも目的志向で準備する必要があります。先週のプレゼンでは、私のスポンサーが私に「一週間の労働時間から１０時間削減するにはどうしたらいいか」について語って欲しいと言われたので、私のプレゼンの目的を「７つの戦略を実践することで全ての聴衆が一週間に１０時間労働時間を削減できるようにさせること」に設定しました。
その目的に沿って、私のプレゼンでは１０時間労働時間を削減する方法を７つの戦略を挙げて明らかにしていきました。プレゼンのアウトラインは以下の通りです。
戦略１：オンラインに接続している時間を制限する。
戦略２：電子メールは一日一度確認するだけにとどめる。
戦略３：２分法則を実践する。
戦略４：カレンダーの予定の優先事項を決める。
戦略５：ひとりの時間のタイムスケジュールを作成する。
戦略６：継続的に実践する。
戦略７：毎週仕事のプロセスを点検する。
アウトラインに沿ってプレゼンを行い、単純に、真っ直ぐに効果的な影響を与えるように心掛けました。
２．プレゼンを行う環境を整える。
プレゼンを行う環境があなたのプレゼンの効果を高める場合もありますし、弱める場合もあります。プレゼンを行う部屋の音響設備や効果、備品などについて細かく確認しておく必要があります。
「どのようなＡＶ機器を利用するべきか？」「自分のパソコンとの互換性は大丈夫か？」「パソコンのスペースキーを押してパワーポイントをクリックするのか、リモコンを利用するのか」「プロジェクターは部屋中どこからも見える程明るい光度があり、十分なスクリーンを映し出すことができるだろうか？」「聴衆の座席はどのように配置されているのか？」「椅子をどのように並べるべきか？」「立ってプレゼンすべきか、座ってするべきか？」という様な事を事前に確認しておく必要があります。
細部にこだわるほど、あなたのプレゼンのインパクトは強くなるでしょう。しかしプレゼンの環境を自身でコントロールできないときは、あなたのできる範囲内でベストを尽くさなければならなくなります。できれば、プレゼンの環境を自身でコントロールできる場所を選んだ方が良いです。
３．聴衆の聴く姿勢を整える。
プレゼンをする相手となる聴衆が何を期待しているかを事前に把握しておく必要があります。聴衆が何を期待しているかわからなければ、会議の前に何らかのリサーチをして把握できるように模索してみてください。あるいは会議の主催者に直接「どんなプレゼンを期待しているのか」と聞くことも良いでしょう。
また聴衆に事前にプレゼンで期待してもらう事を伝えることも良い効果を成します。聴衆に会議の招待状で、事前にプレゼンで発表する題目を送ったり、会議の初めに、今からプレゼンをする意義を簡単に伝えるのも有効でしょう。
取締役会や政治家のプレゼンの場合は、実際のプレゼンの前に、関係各位に事前の「プレゼンのアピール」をしていくことも効果的だと思います。そうすることで、本番のプレゼンを行う前に聴衆の一部から支持を受けていることを確信することができ、さらにプレゼンの内容を効果的にアピールすることにつながることが期待できます。
４．自分自身の発表する姿勢を整える。
私はあらゆるプレゼンを行う前に、自分自身の精神的な準備をしっかりと行っています。私が初めてプレゼンの準備をしたときは、プレゼンで発表するのが恐ろしくて死にたいほどでした。文字通り「震えて」いました。口はからからに渇き、体は汗でびっしょりになりました。
しかし年を重ねるにつれ、この様な緊張感が軽減されていき、人前で話すのが余り苦痛ではなくなってくるようになりました。しかし今でも人前で話すことには多少の心配が頭を過ります。プレゼン前の精神を整える方法としては以下のことが挙げられます。
・良く睡眠を取る。
・プレゼンの前に何も予定を入れない。プレゼンで良く話すことに集中し、それ以外の事を考えない。
・カフェインを取り過ぎない。
・静かな場所でプレゼンのリハーサルをする。
・目を閉じて、全身の筋肉をリラックスさせる。
・プレゼンのため、聴衆のため、良く話せるため、全ての事のために祈る。このことは私自身の精神をとても落ち着かせました。祈ることでプレゼンの中により高尚な目的が込められており、私一人でプレゼンを行うのではないという気持ちが生じるようになりました。
・頭の中で話すことを整え、ポジティブ思考にする。
５．付随する資料を準備する。
一般に、私は資料というものが好きではありません。資料ばかり見て、自分のプレゼンに注目してくれないという状況も好ましい状況であるとは思えません。というのも、私はプレゼンを行う際はあくまで「私がプレゼンテーター」であり、ただのパワーポイントのスライドショーと資料の閲覧で終わるものではないと信じているからです。
資料を渡す理由は、一部の聴衆はプレゼンで話していることをいちいちメモすることが面倒であると感じるためです。資料を配る際は、資料を見ることに聴衆が注目して、自分のプレゼンがあまり注目されなくなることを注意しなければなりません。
６．質疑応答の準備をする。
私のプレゼンの多くは質疑応答の時間を有しています。重要な会議のプレゼンの際は、すべての質問をメモし、私の考えていることの目的もメモして、質疑応答での回答に備えます。
私が一番最初に著書を出版した際に、１０００以上のラジオ番組とテレビ番組のインタビューが行われました。そのため質問に答える多くの練習を積み重ねることができましたが、今でも初めてのラジオ生放送のインタビュー番組のことが忘れられません。生放送でインタビューを受ける頃には、すでに質問されることにはある程度慣れていたのですが、その場で公に自分の回答が電波に乗って流れるというインタビューは初めてで、とても怯えていました。そのため生放送のインタビューの前には、数日かけて全ての質問とそれに答え得る自分の考えについてまとめました。
私がトーマス・ネルソンのＣＥＯになった時、四半期ごとの取締役会議をいつも自分が導かなければならない立場にありました。取締役会の数日前には、私たちが取締役に聞かれるだろう質問のすべてについて備えていました。そして込み入った質問が聞かれると考えられる際は、その道の専門家に事前にリサーチしてもらっていました。そして質疑応答の際、共に居た方が良いと思われる社員や専門家に同席してもらうようにしました。これはとても効果的な方法でした。
７．次のプレゼンの為の準備をする。
次回のプレゼンのための準備は前のプレゼンが終わった直後に始めるべきです。すべてのプレゼンを行った内容に対する記憶が新鮮であるうちに準備する必要があります。プレゼンでの聴衆の反応のすべてを書き取り、「どんなことが効果的だったか？」「次回はどんなことをより明確にすべきか？何が良く働かなかったか？」について熟考してみることが必要です。
そのためにも、プレゼンを聞いた近しい人たちに、正直な感想を聞いてみることも効果的です。その際に、相手に対して自己防衛的にならず、心を開いて接してみてください。そうでなければ、相手はあなたに正直なことを言うのを恐れてただ褒め言葉しか言わないでしょう。そうなってしまえば、あなたのプレゼンに改善の余地はありません。
聴衆から正直なプレゼンのフィードバックが聞けるように努めてください。聴衆の要求するすべてのことに答えられるように改善する必要はありませんが、すべての要求・提言に注意深く耳を傾ける必要はあるでしょう。そしてフィードバックをしてくれた全ての人々に感謝する必要があります。そのような態度を聴衆に示していくことで、人々があなたとより近くに接してくれるようになり、あなたの望む関係性が築けるようになっていくでしょう。
もしあなたがすばらしいプレゼンテ―ターになられたければ、これらの７段階の準備をしてみてください。そのようにすることで、あなたの望む影響が聴衆に与えられるようなプレゼンができるようになっていくでしょう。
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トーマス・ネルソン 会長（前ＣＥＯ） マイケル・ハイアット氏
トーマス・ネルソンは世界最大のキリスト教書籍出版会社である。米国内では書籍出版貿易で第７位となっている。同氏のブログ（http://michaelhyatt.com）では、指導者として必要な福音的思考法やウェブサイトによる効果的なビジネス法、出版業界に関するトレンドなどを紹介している。